Comprendre les documents de dépenses publicitaires

Ce que cette automatisation couvre

L’automatisation des documents de dépenses publicitaires prépare et révise les enregistrements pour les frais bancaires liés à Google Ads, Google Workspace, PayPal et Meta ads. Elle crée ou met à jour une facture officielle lorsque la source est fiable, et elle laisse une ligne en révision lorsque le document est manquant, ambigu ou inexact.

• Google Ads et Google Workspace utilisent un enregistrement de paiement Finanly lorsque le frais est appuyé par la ligne bancaire et que le document du fournisseur correspondant n’est pas déjà au dossier.
• PayPal utilise un enregistrement de paiement Finanly lorsque le frais est une ligne de dépenses publicitaires prise en charge et qu’aucun meilleur document n’est déjà au dossier.
• Les publicités Meta peuvent utiliser un enregistrement de facturation créé par Finanly à partir des données de facturation Meta lorsqu’aucun reçu officiel n’est encore arrivé.
• Si une vraie facture émise par le fournisseur existe déjà pour le même frais, ce document a priorité sur un nouvel enregistrement justificatif.

Facture officielle versus enregistrement justificatif

Une facture officielle est le document que vous voudriez conserver comme source comptable pour ce frais. Un enregistrement justificatif est un document préparé par Finanly à partir des données bancaires et de la plateforme. Il vous aide à rapprocher le frais, mais ce n’est pas la même chose qu’une facture ou un reçu fiscal émis par le fournisseur.

• Pour Google Ads, Google Workspace et PayPal, Finanly peut préparer un enregistrement de paiement à partir de la transaction bancaire lorsque les données source sont suffisamment complètes.
• Pour les publicités Meta, Finanly peut préparer un enregistrement de facturation à partir de l’activité de facturation Meta et de Insights lorsque le frais de facturation peut être apparié exactement.
• Si le reçu officiel ou la facture du fournisseur arrive plus tard, Finanly peut l’attacher à la même facture officielle au lieu de créer un doublon.
• Un enregistrement justificatif ne prouve pas qu’un reçu ou une facture fiscale émis par le fournisseur existe.

Comment l’appariement fonctionne

Finanly apparie les dépenses publicitaires en vérifiant les détails visibles de la transaction bancaire par rapport au fournisseur attendu, au montant, à la date et à l’enregistrement source. Il utilise des montants exacts au cent près et le bon contexte de société. Lorsqu’un document n’est pas exact, l’automatisation s’arrête et marque la ligne pour révision au lieu de deviner.

• La ligne bancaire doit appartenir à la société configurée et au compte bancaire connecté.
• L’identité du fournisseur doit correspondre à la source prise en charge pour cette ligne, comme Google, PayPal ou Facebook pour Meta.
• Le montant doit correspondre au cent près, pas approximativement.
• La date doit correspondre à la fenêtre de comptabilisation prise en charge pour ce fournisseur.
• Si la ligne est déjà liée, déjà comptabilisée ou autrement non en attente, Finanly ne crée pas de nouvelle écriture pour celle-ci.

Documents publicitaires Meta

Les frais Meta sont traités différemment de Google et PayPal. Finanly peut apparier une ligne bancaire aux données de facturation Meta à l’aide du moment du frais et du montant, puis créer un enregistrement de facturation Meta qui indique clairement qu’il provient des données de facturation Meta plutôt que d’un reçu officiel.

• L’enregistrement Meta utilise l’identifiant de transaction exact, le montant et l’heure du frais à partir des données de facturation Meta.
• La ventilation de la campagne provient de Insights et est affichée comme détail justificatif, et non comme totaux exacts de facturation.
• Si le frais ne peut pas être apparié exactement, Finanly le laisse non apparié au lieu d’utiliser une supposition.
• Si les données Meta ne sont pas disponibles, la ligne reste à l’état d’attente ou d’exception jusqu’à ce que la source manquante soit disponible ou que l’élément soit traité manuellement.

Révision de l’automatisation dans Vendor Auto-match

La page Vendor Auto-match est l’endroit où vous révisez le paramètre d’automatisation de chaque fournisseur et les éléments ouverts qu’il a créés. Cette page sert au contrôle et à la révision, pas au téléversement de fichiers ni à la gestion de campagnes publicitaires.

1. Ouvrez Vendor Auto-match à partir de votre espace de travail d’entreprise.
2. Révisez la liste des fournisseurs et vérifiez si chaque fournisseur est Activé ou Off, et s’il est en mode Dry run ou Live.Dry runLiveOff
3. Si un fournisseur est désactivé ou verrouillé pour votre espace de travail, utilisez le paramètre seulement si vous êtes propriétaire ou administrateur et que l’espace de travail a droit à l’automatisation de ce fournisseur.
4. Révisez les lignes bancaires listées ci-dessous, surtout les éléments à l’état d’exception, d’attente, de simulation, de soumis ou de réussi.
5. Utilisez Retry lorsque vous voulez qu’une exception soit examinée de nouveau lors de la prochaine exécution, ou utilisez Handled manually lorsque vous l’avez résolue à l’extérieur de Finanly. Handled manuallyRetry

Étiquettes visibles sur la page

Ce que signifient les états des éléments

• Dry run signifie que Finanly a trouvé une correspondance qu’il comptabiliserait, mais qu’aucune comptabilisation n’a été effectuée.
• En attente signifie que la ligne n’est pas encore prête, souvent parce que la facture officielle ou les données source nécessaires sont encore manquantes.
• Soumis signifie que l’automatisation a lancé le chemin de comptabilisation et attend que le résultat de la comptabilisation soit confirmé.
• Réussi signifie que la comptabilisation est terminée et que le bon lié a été créé par le système comptable.
• Exception signifie que Finanly n’a pas pu prouver la correspondance en toute sécurité et qu’une personne doit la réviser.
• Résolu signifie que la ligne a été appariée ailleurs ou que vous l’avez marquée comme traitée manuellement.

Si quelque chose manque ou n’est pas clair

• Si un document fournisseur manque, la ligne peut rester en attente jusqu’à ce que la facture officielle apparaisse.
• Si deux documents pourraient correspondre à la même ligne, Finanly marque l’élément comme ambigu ou exception au lieu d’en choisir un au hasard.
• Si l’espace de travail n’a pas droit à l’automatisation de ce fournisseur, l’interrupteur peut apparaître verrouillé ou non disponible.
• Si la comptabilisation en direct s’arrête après une modification de paramètre, vérifiez si la dernière personne qui a enregistré le paramètre est encore propriétaire ou administrateur dans l’espace de travail.
• Si une comptabilisation échoue après avoir été soumise, utilisez Retry seulement après avoir examiné la cause; Finanly ne rejoue pas automatiquement une écriture financière incertaine sous une nouvelle identité.

Quand s’attendre à une révision manuelle

Une révision manuelle est attendue lorsque le système ne peut pas prouver la relation du document, que le montant ne correspond pas exactement ou que les données source sont manquantes. C’est normal pour les documents fournisseurs non résolus et c’est plus sûr que de forcer une comptabilisation.