Gérer les expéditions et les documents de coûts au débarquement

Ouvrir l’espace de travail d’expédition

Allez à Inbound Shipments. Cette page sert à examiner les factures fournisseurs et les coûts au débarquement avant de les comptabiliser dans la devise de l’entreprise.

1. Ouvrez l’espace de travail d’expédition de coût Landed.
2. Sélectionnez une expédition dans la liste, ou choisissez + New Shipment pour en démarrer une.+ New Shipment
3. Si vous avez besoin de l’autre vue des coûts au débarquement, ouvrez les coûts au débarquement par lot unique à partir du lien sur la page.

Créer une expédition

Créez d’abord une expédition brouillon. Une expédition commence à l’état de brouillon et peut être modifiée jusqu’à ce qu’elle soit comptabilisée, annulée ou partiellement annulée.

1. Choisissez + New Shipment.+ New Shipment
2. Entrez la réf. d’expédition et la société du grand livre.
3. Au besoin, saisissez aussi Container #, MAWB / MBL, Vessel, ETD, ETA et Receiving warehouse.
4. Choisissez Create.Create

Ajouter des factures, des lignes et des frais

Une fois l’expédition créée, ajoutez une ou plusieurs factures. Utilisez des factures de marchandises pour les lignes d’articles, et ajoutez des frais à tout type de facture lorsque vous avez besoin de frais de transport, de droits, de douanes ou de coûts 3PL.

1. Ouvrez l’expédition.
2. Choisissez + Add Invoice.+ Add Invoice
3. Choisissez le type de facture, saisissez le numéro de facture, le fournisseur, la devise du fournisseur, le taux de change, le compte de CP si nécessaire, le total facturé, la date de la facture et la référence facultative du fichier de facture.
4. Pour une facture de marchandises, choisissez + Add Line pour ajouter des lignes d’articles.+ Add Line
5. Pour toute facture, choisissez + Add Charge pour ajouter des frais capitalisables ou de charges de période.+ Add Charge
6. Choisissez Save pour chaque ligne ou frais ajouté.Save

Examiner les détails d’en-tête et les valeurs par défaut de facture

L’en-tête de l’expédition est affiché en haut de la vue détaillée. Vous pouvez y examiner la réf. d’expédition affichée, le statut, la société du grand livre, le conteneur, MAWB / MBL, l’ETA et l’entrepôt de réception.

Il n’existe pas de panneau distinct pour modifier/enregistrer l’en-tête sur cette page. Si vous devez corriger les données de l’en-tête de l’expédition, utilisez l’état modifiable de l’expédition avant la comptabilisation, ou utilisez Amend (Deep Clone) pour une expédition comptabilisée qui a besoin d’un nouveau brouillon.

Pour la sélection du CP de la facture, le champ du compte de CP sur le formulaire de facture peut être rempli directement. Si vous le laissez vide, le système utilise la cartographie CP par défaut actuelle du fournisseur pour ce fournisseur et cette société du grand livre, lorsqu’elle existe. Si le mauvais CP par défaut est choisi, utilisez votre processus de soutien pour corriger la cartographie CP par défaut du fournisseur dans l’espace de travail d’entreprise; cette page ne fournit pas d’éditeur de cartographie distinct.

Utiliser l’aperçu avant la comptabilisation

Preview Allocation montre la répartition calculée des coûts au débarquement sans rien comptabiliser. Utilisez-le pour vérifier la devise de l’entreprise, les affectations aux articles, les avertissements et l’incidence prévue sur le grand livre général.

1. Ouvrez l’expédition avec les factures et les frais que vous voulez examiner.
2. Choisissez Preview Allocation.Preview Allocation
3. Vérifiez les totaux, les affectations par article, les avertissements et GL Preview.
4. Si vous voyez un avertissement concernant l’arrondi d’affichage, examinez les montants et les taux des lignes touchées avant la comptabilisation.

Comprendre ce que signifie l’aperçu

Comment l’aperçu des coûts au débarquement est calculé

Preview Allocation calcule un instantané à partir des lignes de marchandises actuelles de l’expédition et des frais capitalisables. Il ne comptabilise rien, et il utilise la devise actuelle de la société ERPNext active pour l’affichage.

• Les lignes de marchandises de chaque facture de l’expédition sont incluses dans l’entrée d’affectation.
• Les frais capitalisables de chaque facture sont inclus dans l’entrée d’affectation.
• Les frais de période ne sont pas inclus dans les totaux d’inventaire.
• Pour chaque ligne de marchandises, l’aperçu utilise la quantité saisie, le taux fournisseur, le montant de la ligne, le indicateur Omaggio, le taux de juste valeur, le poids et le volume.
• L’aperçu lit aussi les factures de l’expédition afin de pouvoir afficher les totaux de facture et un aperçu du grand livre général dans la devise de l’entreprise.
• Une vue de rapprochement compare la valeur du stock provenant de la réception comptabilisée au total attendu des montants des lignes de marchandises plus les frais capitalisables.

Pour chaque frais inventoriable, la part d’un article correspond au montant du frais multiplié par le poids d’affectation non négatif de cet article, divisé par tous les poids inclus. Amount utilise le montant de ligne saisi; Qty utilise la quantité; Weight utilise les kilogrammes; Volume utilise les mètres cubes. Si le total des poids sélectionnés est nul, le calcul se rabat sur la quantité, puis sur des parts égales. L’affectation Manual utilise les montants saisis par article. Les frais de période sont exclus. Le total au débarquement par article correspond au montant de ligne comptable saisi plus les frais inventoriable affectés plus son ajustement Path A; le taux d’évaluation correspond à ce total au débarquement divisé par une quantité positive. Le taux fournisseur affiché ne remplace pas le montant de ligne saisi.

Comptabiliser l’expédition

La comptabilisation envoie l’expédition à ERPNext et enregistre le résultat. Utilisez cette option seulement après que l’aperçu est à jour et que l’expédition est prête.

1. Assurez-vous que l’expédition est toujours modifiable et n’est pas verrouillée.
2. Choisissez à nouveau Preview Allocation si quelque chose a changé.Preview Allocation
3. Confirmez que le total Path A se situe dans la tolérance autorisée affichée à l’écran.
4. Choisissez Post to ERPNext.Post to ERPNext
5. Si votre navigateur ou le système conserve la demande originale en cours, utilisez l’invite de récupération à l’écran pour poursuivre la même demande plutôt que de recommencer.

À quoi s’attendre après la comptabilisation

Lorsque disponible, le reçu de comptabilisation enregistré affiche le statut de l’expédition, le sommaire de répartition, les noms des documents ERPNext créés et le résultat du rapprochement. Si le reçu n’est pas disponible, le seul statut de comptabilisation ne peut pas vérifier les totaux d’affectation ni le rapprochement.

Pour les reçus qui consignent la base de valorisation actuelle du stock, le rapprochement utilise la valeur du stock débarqué du reçu dans la devise de l’entreprise. Si le reçu indique que sa méthode de valorisation n’a pas été enregistrée, vérifiez le rapprochement avant de vous fier à l’écart. Ce résultat enregistré ne revérifie pas les changements ultérieurs dans le grand livre connecté.

Annuler une expédition comptabilisée

L’annulation annule en séquence les documents de grand livre originaux associés; elle n’efface pas l’historique de l’expédition. Examinez l’espace de travail actuel, l’entreprise et les identités des documents avant de confirmer.

1. Ouvrez l’expédition comptabilisée ou partiellement annulée.
2. Choisissez Cancel + Cascade. Si le bouton indique plutôt Review legacy cancellation, choisissez-le pour charger les documents exacts à partir de la connexion de l’entreprise actuelle; l’examen seul ne lance aucune annulation.CancelCancel + CascadeReview legacy cancellation
3. Vérifiez la connexion, l’entreprise, les noms des documents, les fournisseurs, les dates, les totaux et les devises. Si une identité ou une valeur n’est pas claire, arrêtez-vous et demandez à l’assistance de l’examiner.
4. Après l’examen, choisissez Confirm reviewed cancellation et confirmez l’invite. Pour une annulation déjà en cours, utilisez Resume original cancellation pour poursuivre sa demande enregistrée.Confirm reviewed cancellationResume original cancellation
5. Examinez le journal d’annulation et le statut. cancelled signifie que la cascade est terminée; cancelled_partial nécessite d’examiner ce qui reste avant de poursuivre.

Modifier une expédition

La modification crée un clone profond de l’expédition, des factures, des lignes et des frais dans un nouveau brouillon. Utilisez-la lorsqu’une expédition comptabilisée nécessite une version corrigée plutôt qu’une simple modification.

1. Ouvrez l’expédition comptabilisée que vous voulez corriger.
2. Choisissez Amend (Deep Clone).Amend (Deep Clone)
3. Examinez le nouveau brouillon d’expédition qui s’ouvre.
4. Apportez vos corrections dans le nouveau brouillon.
5. Comptabilisez l’expédition modifiée lorsqu’elle est prête.

Quand les modifications sont bloquées

• Les expéditions annulées et partiellement annulées sont verrouillées dans cette page et n’offrent pas la modification.
• Les expéditions en brouillon peuvent être modifiées et supprimées avant la comptabilisation.
• Si une expédition est déjà comptabilisée, utilisez Amend (Deep Clone) pour une copie corrigée au lieu de modifier directement l’enregistrement comptabilisé.
• Si la connexion du grand livre a changé ou n’est plus active, l’aperçu et la comptabilisation peuvent échouer jusqu’à ce que la connexion soit examinée.

Dépannage et récupération

Si la comptabilisation ou l’annulation ne se termine pas proprement, conservez la référence de demande originale affichée à l’écran et utilisez l’invite de récupération sur la page de l’expédition. Ne démarrez pas une nouvelle expédition simplement pour réessayer une écriture financière incertaine.

• Si Preview Allocation est absent ou obsolète, actualisez la vue détaillée de l’expédition et exécutez de nouveau Preview Allocation.
• Si la comptabilisation indique que l’expédition n’est pas modifiable ou ne peut pas être comptabilisée, vérifiez le statut de l’expédition affiché dans l’en-tête.
• Si un résultat de comptabilisation est incertain, utilisez l’action de récupération à l’écran pour la même demande plutôt que d’en créer une nouvelle.
• Si un examen de l’annulation est requis, examinez d’abord les documents listés et confirmez l’annulation exacte de l’expédition affichée à l’écran.
• Si le compte de CP par défaut du fournisseur semble incorrect, corrigez la cartographie par défaut par l’intermédiaire de votre processus de soutien d’entreprise; cette page ne vous permet de choisir directement que le compte de CP de la facture.

Poursuivre la comptabilisation ou l’annulation originale

1. Gardez la même expédition ouverte. Dans Original shipment request, choisissez Check recorded outcome avant une autre tentative de comptabilisation.Check recorded outcome
2. Si la comptabilisation demeure non confirmée et que l’application le propose, choisissez Resume original posting ou Retry original request. Ceux-ci poursuivent la demande originale conservée; ne créez pas une expédition de remplacement et ne réinitialisez pas sa référence.Resume original postingRetry original request
3. Pour une annulation non confirmée, choisissez Check cancellation outcome, puis Resume original cancellation lorsque disponible.Check cancellation outcomeResume original cancellation
4. Si la récupération est désactivée, si la connexion originale a changé, ou si l’application exige un examen, conservez la référence de la demande et contactez l’assistance. Ne modifiez pas des entrées d’expédition verrouillées et ne changez pas de connexion pour forcer le traitement de la demande.

La récupération préserve les entrées de comptabilisation originales et les identités de documents déjà créées. Une tâche d’évaluation encore en attente ou une réponse inconnue ne constitue pas un rapprochement terminé; utilisez le résultat enregistré et le journal de valorisation pour voir ce qui est confirmé.