Enregistrer ou affecter des paiements de factures

Choisir le bon chemin pour le paiement d’une facture

Utilisez le panneau Match lorsque vous voulez régler une transaction bancaire contre une ou plusieurs factures clients ou factures fournisseurs. Utilisez le panneau de récupération lorsque vous devez vérifier, poursuivre ou annuler une demande de paiement d’une facture qui a déjà été commencée dans le même espace de travail.

• Les factures clients sont réglées par des encaissements clients.
• Les factures fournisseurs sont réglées par des paiements fournisseurs.
• Des affectations partielles sont autorisées lorsque le montant sélectionné ne couvre pas le solde total de la facture.
• Si le montant bancaire est supérieur aux affectations sélectionnées, l’application bloque la comptabilisation jusqu’à ce que vous examiniez l’écart.
• Si la devise du paiement ne correspond pas à la devise en souffrance de la facture, l’application exige un examen du taux de change avant le règlement.

Enregistrer un paiement de facture à partir d’une ligne de transaction

1. Sur la page Transactions, ouvrez la ligne de transaction bancaire que vous voulez régler.
2. Sélectionnez Match pour ouvrir les factures et les billets suggérés.Match
3. Examinez les éléments suggérés et comparez le montant en souffrance et la devise de règlement à la transaction bancaire.
4. Sélectionnez la facture ou la facture fournisseur que vous voulez utiliser.
5. Lorsque le candidat est prêt, choisissez Match pour comptabiliser le paiement de la facture.Match

Ce que signifient les libellés de correspondance

L’application affiche le type de document, le nom du document, la date de comptabilisation, le montant en souffrance, le total du document et la devise en souffrance. Une correspondance étroite signifie que la devise en souffrance de la facture correspond à la devise de la transaction bancaire, et que le montant sélectionné correspond au solde ouvert.

Affecter un paiement bancaire à plusieurs factures

Vous pouvez régler une seule transaction bancaire contre plus d’une facture client ou facture fournisseur lorsque les affectations sélectionnées totalisent le montant bancaire. Chaque affectation doit correspondre au solde courant de la facture et au montant bancaire restant.

1. Ouvrez la ligne de transaction et allez à Match.Match
2. Choisissez les factures clients ou factures fournisseurs que vous voulez régler.
3. Examinez les montants afin que le total soit égal au montant de la transaction bancaire.
4. Si le paiement ne couvre qu’une partie d’une facture, conservez l’affectation au montant partiel pris en charge.
5. Choisissez Match lorsque le total est prêt à être comptabilisé.Match

Comprendre les montants en souffrance et les devises

L’application utilise le montant en souffrance de la facture, et pas seulement le total du document, lorsqu’elle construit le règlement. La devise de règlement affichée doit correspondre à la devise en souffrance de la facture avant que le paiement puisse être comptabilisé sans examen du taux de change.

• Zéro n’est pas la même chose qu’indisponible. Si un solde ou une devise ne peut pas être vérifié, l’application le traite comme indisponible plutôt que comme zéro.
• Un paiement peut régler partiellement une facture plus importante.
• Si le montant bancaire dépasse les affectations sélectionnées, l’application bloque la comptabilisation et vous demande d’examiner l’écart.
• Si les devises ne correspondent pas, l’application exige un examen de la devise avant le règlement.

Vérifier une demande de paiement de facture enregistrée

Utilisez cette option lorsque vous devez vérifier le résultat d’une demande de paiement de facture commencée précédemment dans le même espace de travail et avec la même transaction d’origine.

1. Ouvrez le panneau de récupération du paiement de facture pour la demande d’origine.
2. Cliquez sur Check original invoice payment.Check original invoice payment
3. Examinez le résultat affiché dans le panneau.

Poursuivre un paiement de facture d’origine après une interruption

Utilisez cette option uniquement pour la même demande enregistrée et la même transaction qui a commencé le paiement. L’application réutilise la demande d’origine au lieu d’en créer une nouvelle.

1. Ouvrez la demande de paiement de facture enregistrée dans le panneau de récupération.
2. Cliquez sur Continue original invoice payment.Continue original invoice payment
3. Attendez que l’application vérifie si la demande est comptabilisée, toujours en attente ou annulée.

Annuler un paiement de facture d’origine non envoyé

Utilisez cette option seulement lorsque la demande de paiement de facture d’origine n’a pas encore été acceptée. L’application conserve l’identité de la demande afin que vous puissiez examiner la même action plus tard au besoin.

1. Ouvrez la demande de paiement de facture enregistrée dans le panneau de récupération.
2. Si la demande n’a pas encore été envoyée, cliquez sur Cancel unsent invoice payment.CancelCancel unsent invoice payment
3. Examinez le message qui vous indique de revérifier la facture avant de commencer un nouveau paiement.

Récupération, états en attente et sécurité de la même tâche

• Si une demande est toujours en attente, conservez la demande d’origine et la réservation bancaire jusqu’à ce que l’application confirme le résultat.
• Si la vérification de l’état retourne introuvable, poursuivez la même demande d’origine au lieu d’en créer une nouvelle.
• Si l’application ne peut pas vérifier la demande actuelle, utilisez de nouveau la même demande enregistrée après la résolution du problème d’espace de travail ou de connexion.
• Ne recommencez pas avec une nouvelle clé de demande simplement parce qu’un résultat est incertain; conservez la demande d’origine jusqu’à ce que le résultat soit vérifié.

Ce qui se passe après une comptabilisation réussie

Lorsque l’application vérifie un paiement de facture comptabilisé, elle met à jour la ligne et rafraîchit la vue de la transaction. Si une annulation ultérieure est vérifiée, l’application affiche l’état de reprise et vous indique d’examiner le solde actuel de la facture avant de commencer un autre paiement.

• Comptabilisé signifie que le paiement a été vérifié et accepté.
• En attente signifie que la demande d’origine nécessite encore une confirmation.
• Annulé signifie que le paiement d’origine a été renversé après vérification.
• Annulé non envoyé signifie que la demande d’origine a été supprimée avant son envoi.