Inspecter l’activité du compte et les journaux complets

Ouvrir le plan comptable et choisir un grand livre

Utilisez l’espace de travail Chart of Accounts pour commencer. Si plus d’un grand livre comptable est disponible, choisissez celui que vous voulez dans le menu Accounting ledger avant de lire l’activité ou d’exporter les résultats.

1. Ouvrez l’espace de travail comptable et allez à la page Chart of Accounts.
2. Si le menu Accounting ledger s’affiche, sélectionnez le grand livre que vous voulez inspecter.Accounting ledger
3. Attendez que le répertoire des comptes se charge, puis choisissez un compte dans la liste.

Filtrer le registre que vous voulez inspecter

Le registre utilise une plage de dates plus des filtres de référence facultatifs. La date From définit le début de la fenêtre d’activité, et Through est requise comme date de fin. Vous pouvez aussi filtrer par référence ou mémo, référence de partie, centre de coûts et type de document.

1. Définissez From et Through à la plage de dates que vous voulez examiner.Through
2. Facultatif : saisissez du texte dans Reference or memo pour restreindre le registre par mémo ou référence.Reference or memo
3. Facultatif : remplissez Party reference, Cost center, ou choisissez un Document type.Party referenceCost centerDocument type
4. Sélectionnez Apply pour charger le registre filtré.Apply
5. Sélectionnez All history si vous voulez le registre historique complet du compte.

Lire correctement l’activité du compte

Le tableau d’activité du compte affiche chaque ligne dans la portée sélectionnée, ainsi que le solde d’ouverture, les débits de la période, les crédits de la période et le solde de clôture. Lorsque le compte a un solde en devise étrangère, la page peut aussi afficher des valeurs en devise du compte à côté des totaux en devise de la société.

• Le solde d’ouverture avant la période est le solde reporté dans la plage de dates sélectionnée.
• Debit et Credit dans le tableau sont les montants de chaque ligne d’activité.
• Running balance affiche le solde après chaque ligne dans la portée actuelle du registre.
• Les totaux du registre couvrent tout l’historique du compte dans la plage sélectionnée, pas seulement les lignes visibles.

Inspecter un journal complet à partir d’une ligne du registre

Utilisez le lien du document dans le registre, ou le contrôle Inspect sur la même ligne, pour ouvrir la boîte de dialogue des détails de l’entrée. Cette boîte de dialogue affiche les lignes complètes du journal, les totaux de contrôle, le statut, la date source et tous les détails du document source qui sont disponibles.

1. Dans le registre, sélectionnez la référence du document ou le contrôle Inspect pour la ligne que vous voulez.
2. Examinez la boîte de dialogue des détails de l’entrée pour l’en-tête du journal, les lignes et les totaux de contrôle.
3. Vérifiez si l’entrée est Posted ou Cancelled et si le contrôle est équilibré.
4. Si les détails du document source sont affichés, examinez la section Original document pour les champs d’appui et les données des lignes.

Utiliser les documents sources et les pièces jointes

Lorsque le document d’origine a des fichiers d’appui, la boîte de dialogue des détails peut les afficher sous Supporting attachments. Vous pouvez ouvrir un fichier à partir de là si le lien est disponible. Certaines entrées affichent aussi une section Original document ou une section Source and import lineage pour un examen plus approfondi.

• L’affichage de la liste des pièces jointes peut ne pas être disponible pour certaines entrées.
• Si aucun fichier n’est joint, la boîte de dialogue l’indique explicitement.
• Les tableaux du document source peuvent afficher plus de huit colonnes; utilisez Show all columns, including dimensions and references pour développer la vue du tableau lorsqu’elle apparaît.

Examiner l’historique des corrections et les commandes liées

Si l’entrée a des corrections liées, la boîte de dialogue des détails peut afficher les approbations et les corrections liées avec les IDs de commande, les IDs d’approbation, les IDs de lot d’exportation et le statut. Lorsqu’un curseur de corrections est présent, vous pouvez charger d’autres corrections liées pour la même entrée.

1. Ouvrez la boîte de dialogue des détails de l’écriture de journal pour la ligne que vous voulez.
2. Développez Approvals and linked corrections.
3. Examinez le statut et les renseignements d’approbation de chaque commande liée.
4. Si un bouton Load more corrections apparaît, sélectionnez-le pour récupérer la page suivante de corrections liées.Load more corrections

Se déplacer dans le registre

Le registre est paginé par blocs de 100 entrées. Previous 100 entries recule si une page précédente existe, et Next 100 entries avance lorsque le curseur suivant est disponible. Refresh register recharge le registre actuel et les données du plan comptable sans modifier la portée du filtre enregistrée.

1. Utilisez Previous 100 entries pour reculer dans le registre.Previous 100 entries
2. Utilisez Next 100 entries pour avancer dans le registre.Next 100 entries
3. Utilisez Refresh register lorsque vous voulez les données sources les plus récentes pour la même portée de filtre.Refresh register

Exporter la portée actuelle du registre

Les exportations CSV, XLSX et PDF utilisent la portée qui est actuellement affichée à l’écran. Si vous modifiez les filtres et n’avez pas encore sélectionné Apply, l’exportation suit quand même la portée actuellement appliquée, et non vos changements brouillon non terminés.

1. Définissez et appliquez d’abord les filtres du registre que vous voulez.
2. Sélectionnez CSV, XLSX ou PDF dans la barre d’outils.
3. Enregistrez le fichier téléchargé lorsque le navigateur vous le demande.

Utiliser les paramètres du compte et les contrôles du répertoire

Le répertoire des comptes peut afficher les comptes inactifs, et vous pouvez effectuer une recherche par nom de compte ou code de compte. Si vous avez le bon rôle et la bonne capacité, vous pouvez ouvrir les paramètres du compte, créer un nouveau compte ou activer ou désactiver un compte existant. La désactivation d’un compte conserve intactes les écritures historiques.

1. Utilisez Find an account pour chercher dans le répertoire.Find an account
2. Sélectionnez Include inactive accounts si vous avez besoin de voir les comptes désactivés.Include inactive accounts
3. Ouvrez Account settings pour modifier un compte sélectionné, ou New account pour en créer un si le bouton est disponible.Account settingsNew account
4. Utilisez Enable ou Disable pour changer l’état actif du compte sélectionné.

Que faire si quelque chose échoue

• Si une lecture échoue, utilisez Retry reads ou Refresh register après avoir vérifié votre session et la sélection du grand livre.
• Si le grand livre sélectionné n’est pas disponible, choisissez un autre grand livre dans le menu Accounting ledger.
• Si une ligne du registre ne s’ouvre pas, essayez à nouveau la ligne ou actualisez le registre.
• Si un aperçu de correction ou une sauvegarde échoue, gardez la même entrée ouverte, examinez l’erreur et essayez de nouveau après avoir corrigé les entrées.
• Si une boîte de dialogue se ferme avant que vous ayez terminé, rouvrez-la à partir de la même ligne ou du même compte.